Obrada podataka i GDPR
Nacrt. Tekst je pripremljen prema načinu na koji Finao tehnički radi. Prije objave ga treba pregledati odvjetnik i u njega upisati podatke tvrtke na žuto označenim mjestima.
Uloge
Knjigovodstveni ured je voditelj obrade podataka svojih klijenata, a u odnosu na klijenta često i sam izvršitelj. Finao ([puni naziv obrta]) obrađuje te podatke samo po uputi ureda, kao izvršitelj odnosno podizvršitelj. S uredom prije početka rada sklapamo ugovor o obradi podataka prema članku 28. GDPR-a.
Što obrađujemo
- Izvoze iz knjigovodstvenog programa: dnevnik knjiženja, bruto bilancu i otvorene stavke.
- Izračunate mjesečne preglede, upozorenja i pakete za banku.
- E-mail adrese vlasnika tvrtki kojima ured otvori pristup.
Izvozi su pretežno poslovni podaci tvrtki, ali mogu sadržavati osobne podatke, na primjer nazive obrta, fizičkih osoba kao kupaca ili pozajmice vlasniku. Zato sa svim izvozima postupamo kao s osobnim podacima.
Gdje i koliko dugo
| Podaci | Gdje | Rok |
|---|---|---|
| Izvorne Excel datoteke | Pohrana datoteka, jurisdikcija EU | Brišu se automatski nakon 90 dana |
| Pregledi, upozorenja, paketi za banku | Odvojena baza ureda, jurisdikcija EU | Dok traje ugovor; nakon raskida izvoz uredu pa brisanje u roku od 30 dana |
| Zapis pristupa ureda | Odvojena baza ureda, jurisdikcija EU | 24 mjeseca |
Podizvršitelji
| Tvrtka | Što radi | Napomena |
|---|---|---|
| Cloudflare | Poslužitelji, baze, pohrana datoteka | Podaci u mirovanju u EU |
| Resend | Slanje e-pošte | Poruke ne sadrže financijske iznose, osim naslova upozorenja u obavijesti vlasniku |
| OpenRouter (europska adresa) | Prijedlog komentara mjeseca | Samo ako ured uključi tu mogućnost; nazivi kupaca se zamjenjuju oznakama, bez zadržavanja podataka kod pružatelja modela |
Podatke ureda za račun (naziv, OIB, adresu i e-mail) prosljeđujemo informacijskom posredniku za eRačune ePoslovanje (Pondi d.o.o.), jer nas zakon obvezuje na izdavanje eRačuna. Podaci klijenata ureda u to ne ulaze.
O novom podizvršitelju obavještavamo urede najmanje 30 dana unaprijed, uz pravo prigovora.
Sigurnosne mjere
- Odvojena baza za svaki ured; knjigovođa vidi samo dodijeljene klijente.
- Obavezna dvofaktorska prijava za zaposlenike ureda i za naše administratore.
- Vlasnik tvrtke vidi samo objavljene preglede; pristup se gasi odmah.
- Naši administratori vide statuse i brojače, a ne nazive klijenata ni iznose. Uvid u podatke ureda moguć je samo uz odobrenje ureda.
- Šifrirane veze, šifrirana pohrana i zapis svake radnje, uključujući radnje podrške.
Pomoć uredu
Pomažemo uredu odgovoriti na zahtjeve ispitanika, provesti procjenu učinka i prijaviti povredu. O povredi koja pogađa podatke ureda javljamo bez odgađanja, najkasnije u roku od 48 sati od saznanja.
Umjetna inteligencija
Brojke, pokazatelji i upozorenja računaju se pravilima. Umjetna inteligencija je isključena dok je vlasnik ureda ne uključi. Kad je uključena, služi samo za prijedlog teksta komentara, koji knjigovođa uređuje i potvrđuje prije objave. Podaci ureda ne koriste se za učenje modela.
Ugovor o obradi podataka i popis mjera šaljemo na zahtjev: privatnost@finao.hr.